Aktualnie przeglądasz: Szkolenia » Kompetencje interpersonalne » szkolenia Zasady prowadzenia profesjonalnego sekretariatu

Zasady prowadzenia profesjonalnego sekretariatu

Sekretarka zajmuje reprezentacyjne stanowisko w organizacji, utrzymuje liczne kontakty zarówno z Klientami
jak i pracownikami. Im szerszy jest zakres obowiązków szefa, tym wyższe kwalifikacje powinna posiadać osoba pracująca
w sekretariacie.

Głównym celem szkolenia jest zapoznanie uczestników z niezbędnymi elementami funkcjonowania profesjonalnego sekretariatu. Uczestnicy uświadomią sobie własną rolę w budowaniu wizerunku organizacji, zostanie przeprowadzona analiza ich mocnych i słabych stron w procesie prowadzenia i obsługi sekretariatu.

Szczególny nacisk zostanie położony na podniesienie kompetencji interpersonalnych w zakresie:

  • prowadzenia profesjonalnego sekretariatu
  • komunikacji bezpośredniej i telefonicznej
  • zarzadzania priorytetami i eliminacji pożeraczy czasu
  • radzenia sobie w sytuacjach trudnych i stresujących

Program szkolenia

  1. Profesjonalny sekretariat – zasady prowadzenia
    • rola sekretariatu – budowanie wizerunku i tożsamości organizacji
    • główne cele i zadania do wykonania w sekretariacie
    • funkcja reprezentacyjna sekretariatu – ubiór, zachowanie, kultura osobista
    • jakość i standardy obsługi w profesjonalnym sekretariacie
    • wywieranie pierwszego i ostatniego dobrego wrażenia
    • prawidłowe powitanie, przedstawianie, tytułowanie, towarzyszenie
    • small talk w rozmowach biznesowych - tematy wskazane i zakazane
    • wizytówki
    • wręczanie upominków oraz kwiatów
  2. Komunikacja wewnątrz i na zewnątrz organizacji
    • rola komunikacji w pracy sekretariatu
    • przekaz niewerbalny i jego znaczenie w pracy sekretarki
    • reguły i zasady dotyczące dobrej komunikacji ustnej i pisemnej
    • cztery płaszczyzny komunikacji i ich wpływ na porozumiewanie się
    • bariery komunikacyjne - zakłócenia w przekazywaniu informacji
    • techniki aktywnego słuchania: kontakt wzrokowy, dopytywanie, potwierdzanie
    • umiejętności komunikacyjne uczestników – co należy wzmacniać a co warto poprawić?
  3. Siła przekonywania słowem czyli elementy istotne w przekazie:
    • jasne przesłanie – sedno sprawy
    • staranny dobór słów
    • spójność
    • logika wypowiedzi
    • koncentracja na celu
  4. Rola pogłosek i plotek w pracy sekretariatu
  5. Sztuka prowadzenia rozmów telefonicznych - rozmowa telefoniczna z pozycji osoby dzwoniącej i odbierającej - telefoniczny savoir-vivre w praktyce
    • budowanie wizerunku własnego i organizacji podczas rozmowy telefonicznej
    • treść wypowiedzi
    • sposób mówienia dykcja, intonacja, ton głosu
    • szybkość mówienia
    • kontrola emocji w trakcie rozmowy telefonicznej
  6. Planowanie czasu pracy
    • krzywa wydajności
    • reguła 60/40
    • plan dnia
    • rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane
    • kontrola realizacji zadań - przeniesienie spraw zaległych
    • ustalenie priorytetów - klasyfikacja zadań pod kątem ważności i pilności
    • matryca zarządzania zadaniami w czasie - Zasada Eisenhowera - ustalanie priorytetów
    • złodzieje czasu i sposoby na ich eliminacji
  7. Asertywność - sposób radzenia sobie w sytuacjach trudnych i konfliktowych
    • umiejętność zachowania dystansu emocjonalnego
    • zwiększanie poczucia własnej wartości
    • obrona przed manipulacją i próbą wyłudzenia informacji
    • dostosowywanie sposobów rozwiązywania sytuacji trudnych i konfliktowych do osobowości rozmówcy oraz konkretnej sytuacji, w jakiej strony się znalazły– ćwiczenia praktyczne – zasada FUO
  8. Podsumowanie szkolenia i wspólne wypracowanie planu wdrożenia, do codziennej pracy, praktyk nabytych na szkoleniu

Metody szkoleniowe

Szkolenie jest prowadzone metodami warsztatowymi, aktywizującymi uczestników. Metody opierają się na zasadzie „nauki przez doświadczenie”, pozwalającej uczestnikom szkolenia odnaleźć się w realnym otoczeniu zawodowym
i w praktyczny sposób poznać i zastosować treści wykorzystywane na szkoleniu.

Podczas szkolenia wykorzystane zostaną następujące metody szkoleniowe:

  • Krótkie wykłady z prezentacją multimedialną
  • Testy diagnostyczne
  • Symulacje sytuacji trudnych występujących w sekretariacie i przećwiczenie sposobów radzenia sobie w takich sytuacjach
  • Warsztaty - ćwiczenia praktyczne
  • Scenki tematyczne umożliwią praktyczne przećwiczenie codziennych zachowań występujących w sekretariacie
  • Prace grupowe umożliwiające wymianę wiedzy i doświadczeń pomiędzy uczestnikami
  • Dyskusje moderowane, których celem jest rozwiązanie trudnych sytuacji związanych z omawianymi zagadnieniami
  • Sesje pytań

Termin i miejsce szkolenia

  • 23.10.2018, Gdańsk
  • 26.10.2018, Warszawa
  • 29.10.2018, Katowice
  • 07.11.2018, Wrocław
  • 19.11.2018, Zielona Góra
  • 20.11.2018, Poznań

Opinie uczestników szkoleń

Interesujące, pełne przydatnych informacji. Zadowolenie max J         Sara LOTOS Terminale SA

Bardzo dobrze, ciekawie przygotowane szkolenie.            Sylwia Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad

Cena szkolenia

490 PLN*

Cena obejmuje:

  • czynny udział w intensywnych warsztatach
  • bogate materiały autorskie zawierające praktyczne narzędzia i procedury, które będą wykorzystane podczas szkolenia jak również będą stanowić cenną pomoc po jego zakończeniu
  • notes, długopis
  • przerwy kawowe i lunch
  • imienny certyfikat potwierdzający ukończenie szkolenia

*Cena szkolenia jest ceną netto. Do podanej ceny należy doliczyć podatek VAT (23%). Jeżeli szkolenie jest finansowane ze środków publicznych i stanowi element kształcenia zawodowego zwolnienie z VAT.

Informacje i zgłoszenia

tel.: (22) 250 12 12
fax: (22) 250 12 13
infobiztech@infobiztech.pl

Karta zgłoszenia na szkolenie

Karta zgłoszenia na szkolenie Karta zgłoszenia na szkolenie (289.3 kB)

Formularz rezerwacji miejsca na szkoleniu