Zasady prowadzenia profesjonalnego sekretariatu
Sekretariat to serce całej organizacji. Sekretarka często załatwia sprawy „na wczoraj” i „niemożliwe do załatwienia”, działa w dużym stresie pod presją. W pracy sekretarki czy asystentki wymagany jest profesjonalizm. Im szerszy jest zakres obowiązków szefa, tym wyższe kwalifikacje powinna posiadać osoba pracująca w sekretariacie.
Głównym celem szkolenia jest zapoznanie uczestników z niezbędnymi elementami funkcjonowania profesjonalnego sekretariatu. Uczestnicy uświadomią sobie własną rolę w budowaniu wizerunku organizacji, zostanie przeprowadzona analiza ich mocnych i słabych stron w procesie prowadzenia i obsługi sekretariatu.
Szczególny nacisk zostanie położony na podniesienie kompetencji interpersonalnych w zakresie:
- prowadzenia profesjonalnego sekretariatu
- komunikacji bezpośredniej i telefonicznej
- zarzadzania priorytetami i eliminacji pożeraczy czasu
- radzenia sobie w sytuacjach trudnych i stresujących
Program szkolenia
- Profesjonalny
sekretariat – zasady prowadzenia
- rola sekretariatu – budowanie wizerunku i tożsamości organizacji
- główne cele i zadania wykonywane w sekretariacie
- ubiór, zachowanie, kultura osobista, powitanie, towarzyszenie
- jakość i standardy obsługi w profesjonalnym sekretariacie
- small talk w rozmowach biznesowych - tematy wskazane i zakazane
- Komunikacja
wewnątrz i na zewnątrz organizacji
- reguły i zasady dotyczące dobrej komunikacji ustnej i pisemnej
- przekaz niewerbalny i jego znaczenie w pracy sekretarki
- bariery komunikacyjne - zakłócenia w przekazywaniu informacji
- techniki aktywnego słuchania: kontakt wzrokowy, dopytywanie, potwierdzanie
- umiejętności komunikacyjne w praktyce– co należy wzmacniać a co warto poprawić?
- Rola pogłosek i plotek w pracy sekretariatu
- Sztuka
prowadzenia rozmów telefonicznych - rozmowa telefoniczna z pozycji osoby
dzwoniącej
i odbierającej - telefoniczny savoir-vivre w praktyce- budowanie wizerunku własnego i organizacji podczas rozmowy telefonicznej
- treść wypowiedzi
- sposób mówienia dykcja, intonacja, ton głosu
- szybkość mówienia
- kontrola emocji w trakcie rozmowy telefonicznej
- Planowanie
czasu pracy
- krzywa wydajności
- reguła 60/40
- plan dnia
- rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane
- kontrola realizacji zadań - przeniesienie spraw zaległych
- ustalenie priorytetów - klasyfikacja zadań pod kątem ważności i pilności - Zasada Eisenhowera
- złodzieje czasu i sposoby na ich eliminacji
- Asertywność
- sposób radzenia sobie w sytuacjach trudnych i konfliktowych
- zachowanie dystansu emocjonalnego
- dostosowywanie sposobów rozwiązywania sytuacji trudnych i konfliktowych do osobowości rozmówcy oraz konkretnej sytuacji, w jakiej strony się znalazły– ćwiczenia praktyczne – zasada FUO
- obrona przed manipulacją i próbą wyłudzenia informacji
- Podsumowanie szkolenia i wspólne wypracowanie planu wdrożenia, do codziennej pracy, praktyk nabytych na szkoleniu
Metody szkoleniowe
Szkolenie
jest prowadzone metodami warsztatowymi, aktywizującymi uczestników. Metody
opierają się na zasadzie „nauki przez doświadczenie”, pozwalającej uczestnikom
szkolenia odnaleźć się w realnym otoczeniu zawodowym
i w praktyczny sposób
poznać i zastosować treści wykorzystywane na szkoleniu.
Podczas szkolenia wykorzystane zostaną następujące metody szkoleniowe:
- Krótkie wykłady z prezentacją multimedialną
- Testy diagnostyczne
- Symulacje sytuacji trudnych występujących w sekretariacie i przećwiczenie sposobów radzenia sobie w takich sytuacjach
- Warsztaty - ćwiczenia praktyczne
- Scenki tematyczne umożliwią praktyczne przećwiczenie codziennych zachowań występujących w sekretariacie
- Prace grupowe umożliwiające wymianę wiedzy i doświadczeń pomiędzy uczestnikami
- Dyskusje moderowane, których celem jest rozwiązanie trudnych sytuacji związanych z omawianymi zagadnieniami
- Sesje pytań
Termin i miejsce szkolenia
|
Opinie uczestników szkoleń
Bardzo dziękuję. Wrażenia po szkoleniu zostaną ze mną na długo. Dużo bogatych merytorycznie treści i sposób w jaki zostały przekazane, zachęcał do słuchania. Szkoda było zakończyć spotkanie. Mam nadzieję, że będę miała jeszcze okazję uczestniczyć w organizowanym przez Państwa szkoleniu. Katarzyna, TFI PZU SA
Szkolenie rozszerzyło moje spojrzenie na pracę w sekretariacie oraz kwestię zachowań międzyludzkich, tak potrzebnych w tym zawodzie. Ewelina, Kompensata Sp. z o.o.
Dziękujemy bardzo za poświęcony nam czas. Szkolenie przeprowadzone na najwyższym poziomie – wiele przydatnych informacji przekazanych przez komunikatywną i przemiłą Pani trener. Agnieszka i Magdalena
Nasze wrażenia po szkoleniu są bardzo pozytywne, jesteśmy zadowolone i śmiało możemy przyznać, że szkolenie spełniło nasze oczekiwania. Bogusława i Izabela, Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o.o. Bytom
Szkolenie bardzo mi się podobało, zawierało wiele pouczających treści i bogatych merytorycznie wskazówek, Jeszcze raz bardzo dziękuję za wyjątkową atmosferę podczas szkolenia. Magdalena, BLUERANK Sp. z o.o.
Szkolenie oceniam bardzo pozytywnie i cieszę się, że mogłam wziąć w nim udział. Podobały mi się treści, sposób ich przekazania oraz zadawane pytania, które zmuszały do namysłu. Weronika, Diebold Nixdorf
Interesujące, pełne przydatnych informacji. Zadowolenie max Sara LOTOS Terminale SA
Bardzo dziękuję za przeprowadzone szkolenie. Szkolenie się podobało zarówno pod kątem poruszanych zagadnień, sposobu przeprowadzenia oraz formy. Wysoki profesjonalizm osoby prowadzącej, stworzenie sprzyjającej atmosfery w trakcie szkolenia, dopasowanie do mojej osobowości i indywidualnych preferencji - sprawiło to, że szkolenie było ciekawe, interesujące i żywe. Bez wątpienia wykorzystam to w pełnieniu swoich obowiązków zawodowych. Vieslav, Urząd do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych
Bardzo dobrze, ciekawie przygotowane szkolenie.Sylwia Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad
Cena szkolenia
490 PLN*/**, cena szkolenia online
Cena obejmuje:
- udział w warsztacie online
- bogate materiały autorskie w wersji elektronicznej zawierające praktyczne narzędzia i procedury, które będą wykorzystane podczas szkolenia jak również będą stanowić cenną pomoc po jego zakończeniu
- certyfikat uczestnictwa w wersji elektronicznej
- możliwość zadawania pytań
590 PLN*, cena szkolenia stacjonarnego
Cena obejmuje:
- czynny udział w intensywnych warsztatach
- bogate materiały autorskie zawierające praktyczne narzędzia i procedury, które będą wykorzystane podczas szkolenia jak również będą stanowić cenną pomoc po jego zakończeniu
- notes, długopis
- przerwy kawowe i lunch
- imienny certyfikat potwierdzający ukończenie szkolenia
*Cena szkolenia/webinarium jest ceną netto. Do podanej ceny należy doliczyć podatek VAT (23%).
**Jeżeli szkolenie/webinarium stanowi element kształcenia zawodowego i jest finansowane ze środków publicznych - zwolnione z VAT
Informacje i zgłoszenia
tel.: (22) 250 12 12, (68) 419 09 45
fax: (22) 250 12 13
infobiztech@infobiztech.pl