Jedyną przesłanką warunkującą ich zastosowanie jest osiągnięcie przez pracownika w danym miesiącu przychodu ze stosunku pracy .

Koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy przysługują pracownikowi niezależnie od tego , czy w danym miesiącu pracownik świadczył pracę , czy jej nie świadczył . Warunkiem ich zastosowania jest osiągnięcie przez pracownika w danym miesiącu przychodu ze stosunku pracy . Koszty uzyskania przysługują również po ustaniu zatrudnienia , jeżeli po tym dniu pracownik otrzyma przychody ze stosunku pracy / decyzja Izby Skarbowej w Warszawie 1463/WD/4117/2/1/120/05 /

Koszty uzyskania przychodu nie mogą być odliczone od uzyskanych przez pracownika przychodów z innych źródeł do których zaliczamy (zasiłki chorobowe, wyrównawcze , macierzyńskie, opiekuńcze, rehabilitacyjne )

Koszty w wysokości podstawowej przysługują każdemu pracownikowi otrzymującemu w danym miesiącu przychód ze stosunku pracy.

Koszty podwyższone stosuje się wtedy , gdy pracownik złoży – oświadczenie , iż jego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania położone jest poza miejscowością w której znajduje się zakład pracy i nie otrzymuje dodatku za rozłąkę . Podwyższone koszty nie przysługują również w sytuacji – gdy pracownik otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do pracy i nie są one zaliczane do przychodów podlegających opodatkowaniu .

Oświadczenie może być złożone przez pracownika w każdym czasie , po otrzymaniu tej informacji Pracodawca zobowiązany jest do stosowania  kosztów podwyższonych.