Koszt pracy to kategoria ekonomiczna oraz kategoria społeczna. Rozpatrując zagadnienia dotyczące pracy żywej w skali gospodarki narodowej można mówić o kategorii makroekonomicznej określanej mianem społeczne koszty pracy. Są to wszystkie nakłady ponoszone przez państwo, związane z zaangażowaniem w określonej działalności gospodarczej czynnika pracy żywej (bez względu na to, kto te koszty ponosi i z jakich źródeł są one finansowane). Społeczny koszt pracy można rozumieć jako ogół nakładów ponoszonych na wytworzenie i reprodukcję kapitału ludzkiego społeczeństwa. Obejmuje on zatem wydatki na ochronę zdrowia, oświatę, kulturę czy bezpieczeństwo socjalne.

Z punktu widzenia przedsiębiorstwa, koszty pracy stanowią odzwierciedlenie (w wyrażeniu pieniężnym) nakładów związanych z zatrudnieniem pracowników. Zgodnie z definicją J.W. Wiktora, „[...] koszty pracy stanowią kategorię ekonomiczną, wyrażającą sumę płac i pozapłacowych kosztów związanych z pozyskiwaniem, utrzymywaniem, doskonaleniem i wykorzystaniem zasobów pracy, występujących w rachunku kosztów i wyników przedsiębiorstwa".

Innymi słowy, koszty pracy to wydatki, które ponosi organizacja na zatrudnienie i rozwój personelu. Zatem w określeniu kosztów pracy zawierają się również wydatki wykraczające poza ściśle określone nakłady, w formie środków rzeczowych płace i jej opodatkowanie,

• nagrody i odszkodowania,
• składkę ubezpieczeniową,
• podróże służbowe,
• dojazdy do pracy,
• bezpieczeństwo i higienę pracy,
• doskonalenie personelu,
• rekrutację i selekcję kandydatów do zatrudnienia,
• działalność socjalno-bytową.

Wyżej wymienione składniki kosztów pracy często grupuje się według kryterium ich związku, bądź to z potrzebami firmy, bądź z potrzebami pracowników:

Zatem wyróżniamy takie grupy kosztów jak:

• wynagrodzenia i świadczenia bezpośrednie dla pracowników (koszty szeroko rozumianego wynagrodzenia pracownika),
• świadczenia pośrednie dla pracowników i ich rodzin (ubezpieczenia społeczne, bezpieczeństwo i higienę pracy, niektóre świadczenia socjalne, organizowanie przez firmę opieki lekarskiej, utrzymywanie zakładowych hoteli, stołówek, szkół, przedszkoli, domów wczasowych, bibliotek, świetlic itp.),
• koszty zarządzania personelem firmy (wydatki ponoszone na analizę stanowisk pracy, rekrutację i selekcję kandydatów do zatrudnienia, szkolenie personelu i doskonalenie kwalifikacji pracowników, ocenianie pracowników, funkcjonowanie działu personalnego).

Brak jednoznacznej interpretacji kosztów pracy spowodowany jest głównie wielością ich składników oraz silnymi związkami kosztów pracy ze sferą społeczną. Znaczna liczba składników kosztów pracy ma swoją genezę nie tylko poza stanowiskiem i miejscem pracy, ale nawet poza osobą pracownika i mogą się one wiązać z jego rodziną, jak również sytuacjami życiowymi nie związanymi z pracą, których skutki jednak odnoszą się do pracownika. Traktując w ten sposób koszty pracy zaliczyć do nich należy:

• płace i inne świadczenia związane z zatrudnieniem pracowników,
• narzuty na wynagrodzenia (składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych),
• odpisy związane z naliczeniem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
• wynagrodzenie chorobowe oraz dodatki do zasiłków chorobowych,
• świadczenia na rzecz pracowników związane z wypadkami przy pracy,
• koszty usankcjonowanych prawnie absencji pracowniczych poza chorobą, macierzyństwem itp.(urlop wypoczynkowy, szkoleniowy, okolicznościowy),
• zasiłki, wynagrodzenia, świadczenia i dodatki finansowane przez ZUS,
• koszty obsługi rozliczeń związanych z Państwowym i ewentualnie Zakładowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
• koszty obsługi rozliczeń z tytułu refundacji kosztów organizacji miejsc pracy oraz wypłacanych wynagrodzeń ze środków urzędów pracy,
• koszty utrzymania działów zajmujących się obsługą spraw pracowniczych,
• koszty przygotowania dokumentacji dotyczącymi zatrudnienia,
• koszty prowadzenia archiwum akt pracowniczych.

Bezpośredni związek niektórych nakładów ponoszonych przez przedsiębiorstwo na aktywizowanie produkcyjne i rozwój własnych zasobów pracy(zatrudnionych), jak również społeczne nakłady na rozwój i utrzymanie zasobów ludzkich skłaniają do definiowania kosztów pracy sensu largo oraz sensu stricto. Koszty pracy sensu largo- czyli pełne koszty pracy przedsiębiorstwa, obejmujące zarówno nakłady odnoszone w ciężar kosztów własnych, jak też pokrywane z zysku lub dotacji. Koszty pracy sensu stricto- obejmują nakłady i koszty związane z zatrudnieniem pracowników, stanowią element ewidencji księgowej kosztów własnych.

Do podstawowych mierników kosztów pracy zalicza się koszty pracy:

• w przeliczeniu na jednego zatrudnionego (obliczony jako wartość przeciętnaw skali miesięcznej),
• jednej godziny opłaconej,
• jednej godziny przepracowanej.

O wielkości wymienionych miar decyduje: rodzaj prowadzonej działalności, sektor własności, wielkość jednostki oraz stanowisko pracy.

Koszt pracy obejmuje różne składniki nakładów finansowych przedsiębiorcy (pracodawcy) wynikające z zaangażowania czynnika ludzkiego. Koszty pracy obciążają podmiot zatrudniający (pracodawcę) pracownika zgodnie z obowiązującymi regułami prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

W organizacjach gospodarczych zarówno adresatem, jak i konsumentem kosztu pracy jest pracownik. Sprzedaje on swoją pracę w zamian za określone korzyści materialne i niematerialne. Do korzyści materialnych zalicza się płace i świadczenia socjalne, zaś do niematerialnych np. perspektywy awansu czy prestiż zawodowy.

Pracodawca angażując pracownika musi postępować zgodnie z określonymi zasadami. Naruszenie społecznych uregulowań w tym względzie przez pracownika lub pracodawcę pociąga za sobą konsekwencje prawne i materialne.

Koszt pracy jest kategorią mikroekonomiczną wyrażającą układ pracodawca - pracownik. Najbardziej widoczna jest w niej ekwiwalentność wymiany praca - płaca oraz konieczność ponoszenia przez pracodawcę wielu kosztów pozapłacowych (np. rekrutacji, zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy czy redukcji zatrudnienia).

Koszty pracy liczone przez GUS „[...] stanowią sumę wynagrodzeń brutto (łącznie z zaliczkami na poczet podatku dochodowego od osób fizycznych i ze składkami na obowiązkowe ubezpieczenia społeczno-emerytalne, rentowe i chorobowe, płaconymi przez ubezpieczonego pracownika) oraz pozapłacowych wydatków (między innymi: składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i wypadkowe opłacane przez pracodawcę, wydatki na doskonalenie, kształcenie i przekwalifikowanie kadr)". Definicja ta dotyczy pracowników funkcjonujących w przedsiębiorstwie i nie zawiera kosztów pozyskania pracowników oraz ich zwolnień (odpraw). Można definiować koszty pracy przez wyliczenie ich elementów, do których zaliczyć należy koszty ponoszone na wejściu, w trakcie funkcjonowania, jak i na wyjściu pracownika z organizacji.

Monika Kulikowska - Pawlak– ekspert w zakresie kosztów pracy

Chcesz dowiedzieć się więcej, spotkać z autorem artykułu - zapraszamy na szkolenie:

Controlling personalny